Правильная постановка задачи — 50% успеха

Цель статьи:

Помочь читателям выполнять задачи в срок и в соответствии с требуемым уровнем качества.

Что даст выполнение рекомендаций из статьи:

• согласование видения всех участников задачи — усилия не гасятся, а объединяются
• точный расчет ресурсов, сроков, бюджета для выполнения задачи
• возможность контроля работы исполнителей
• возможность работать с несколькими проектами параллельно (планирование собственной загрузки)
• комфортный режим работы (проактивность)

 2 проблемы постановки задач:

1) Задача сформулирована не корректно
2) Исполнитель понял задачу не правильно

Типы задач

Существуют типовые и не типовые задачи, для типовых задач должен быть разработан регламент, который будет регулировать их исполнение. Не типовые задачи требуют индивидуального подхода.

Как правильно ставить задачи?

Для того, чтобы задача была поставлена правильно и понята исполнителем, она должна обладать набором параметров:

Конкретность

Прежде чем ставить задачу вы должны сами понимать, что конкретно вам нужно и понятно объяснить это исполнителю. Используйте глагол при формулировке задачи, чтобы исполнитель понимал какие действия от него требуются. Пример: «Настроить яндекс директ (поиск+РСЯ) по направлению “септики” для сайта example.ru»

Измеримость

Объясните в чем будет измеряться результат. Пример: Получить минимум 50 лидов за месяц, не дороже 600р/лид.

Если результат задать количественно нельзя, то нужно описать его качественно. Пример: Созданный сайт должен состоять из 5 страниц: главная, услуги, товары, о компании, контакты. На странице контакты должна быть форма обратной связи и яндекс карта с отметкой офиса.

Достижимость

Объясните, за счёт чего планируется достигнуть результат. Пример: Для настройки яндекс директа используй ключевые слова из вордстат, спарси их через магадан или кей коллектор и собери ключи конкурентов через spywords.ru

Сроки выполнения

Любая задача должна иметь срок к которому она должна быть выполнена.
По умолчанию датой завершения задачи считается 17.00 для окончания по московскому времени. Пример: до 5 июня все рекламные кампании нужно загрузить в аккаунт и пройти модерацию.

Исполнитель

У задачи обязательно должен быть человек, который за нее отвечает, если вы ставите задачу группе людей, то обязательно определите ответственного за её выполнение.

Приоритет

Задайте задаче приоритет. Чтобы исполнитель понимал, каким задачам нужно уделить внимание в первую очередь. Есть 4 типа приоритета, этот список составлен в порядке приоритета.

• Важные и срочные дела;
• Не важные, но срочные дела;
• Важные, но не срочные дела;
• Не важные и не срочные дела.

Чтобы определить важная перед вами задача или нет используйте следующие признаки:

Признак важности №1: Большой выигрыш.

Дело считается важным, если его выполнение приносит крупный выигрыш.

Признак важности №2: Большой проигрыш.

Дело считается важным, если его выполнение устраняет крупную неприятность (именно крупную) или минимизирует вероятность ее возникновения. Не все дела с приоритетом «важно» ведут к выигрышу. Например, нас требует «на разбор» недовольный клиент, оборот с которым составляет значимую для компании величину. Не факт, что разговор даст нам какой-то прямой выигрыш, но попытка уклониться от разговора может обойтись дорого.

Признак важности №3: «Вентиль».

Дело считается важным, если его выполнение синхронизирует работу подрядчиков (коллег, подчиненных или внешних партнеров) так, чтобы все нужные результаты появились в нужное время в нужном месте. Пример:, мы запланировали собрать и запустить двигатель, но не можем это сделать, потому что не хватает двух гаек. Не хватает потому, что на складе их не оказалось. Правда, есть много других гаек, но они к двигателю не подходят. Поставку нужных гаек нужно ждать две недели. Почему возникла такая ситуация? В перечне действий, полученных в результате декомпозиции, не было мероприятия «Уточнить наличие комплектующих на складе и сроки их поставки», или оно было, но его не сочли приоритетным.

Признак важности №4: Уникальный ресурс.

Дело считается важным, если для его выполнения необходим ресурс, который не возможно исключить или заменить. Он — единственный. Таким ресурсом может быть квалификация, полномочия, оборудование, готовность к сотрудничеству, — в общем, то, без чего в проекте не обойтись никак.

Обязательные требования

Если у постановщика задачи есть принципиальные требования к результату или методам решения задачи, то следует, отдельно акцентировать на этом внимание.

Пример правильной постановки задачи:

Задача для Игоря. Настроить яндекс директ (поиск+РСЯ) по направлению септики для сайта example.ru Результат, который хочет клиент: минимум 50 лидов в месяц, не дороже 600р/лид. Для ускорения сбора ключевых слов используй магадан или кей коллектор, а также сервис spywords.ru. До 5 июня все рекламные кампании нужно загрузить в аккаунт клиента и пройти модерацию.

Обязательные требования:

• не использовать для рекламы ключевые слова по брендам: астра и евробион
• собранные ключевики отправить клиенту на согласование.

Жду ответа и декомпозиции по задаче!

При постановке задачи всегда используйте здравый смысл, старайтесь детализировать задачу до уровня, достаточного для того, чтобы исполнитель понял задачу и смог составить план её реализации, оценить сроки и необходимые ресурсы.
Избегайте избыточной детализации задачи — это сильно увеличивает время на администрирование, размывает фокус внимания, приводит к стрессу.

Как правильно принимать задачи?

Цель этого пункта — объяснить важность детального анализа задачи при её приемке, если задачу не проанализировать, то есть большой риск неправильно спланировать работы и пролететь по срокам.

Полученное задание должно быть проанализировано перед началом работы

Цель анализа — оценка наличия необходимых ресурсов, для выполнения задачи.

Оценка основывается на:

• понимании, т.е. оценке ясности самого задания как по целям и способам исполнения, так и по различным параметрам, например срокам и требованиям к качеству;

• квалификации, т.е. оценке собственных знаний и навыков, необходимых для выполнения задания с учетом требуемых параметров;

• информации, т.е. оценке ее полноты для выполнения задания с учетом требуемых параметров;

• времени, т.е. оценке возможности выполнения задания в требуемые сроки с учетом остальных обязательств по ранее порученным заданиям, рутинным обязанностям и возможным «входящим» загрузкам.

• полномочиях, т.е. оценке достаточности для выполнения задания тех полномочий, которые положены по должности, и тех, что вручены вместе с заданием.

Среди необходимых для выполнения задания ресурсов могут быть такие, как технологические, финансовые, человеческие и т.д.

Декомпозиция — инструмент оценки

Декомпозиция это разбиение крупной задачи на подзадачи. Декомпозиция должна отвечать на вопросы что делать и как делать?

Зачем нужна декомпозиция:

• согласование видения задачи постановщика и исполнителя,
• точный расчет ресурсов и сроков, бюджетов,
• возможность определить контрольные точки,
• возможность работать с несколькими проектами

Нужные дела часто стоят на одном месте или не делаются в срок с должным качеством из-за того что задача не разделена на подзадачи и исполнитель не понимает с чего начать.

Частая причина срыва сроков слабо детализированная декомпозиция, не позволяющая оценить реальный объем работ.

Со стороны Постановщика задачи:
Обеспечить достаточный уровень декомпозиции для того, чтобы исполнитель понял задачу и смог провести более детальную декомпозицию, для определения действий необходимых для достижения результата.

Со стороны Исполнителя:
Обеспечить достаточную декомпозицию для того чтобы определить необходимый объем ресурсов и сроки реализации задачи. Исполнитель должен согласовать декомпозицию с постановщиком задачи, для синхронизации методов реализации задачи и видения результата.

После декомпозиции исполнитель создает подзадачи, которые нужно сделать, чтобы выполнить главную задачу.

После декомпозиции задачи, должен быть составлен график реализации задачи. В графике должны быть  указаны действия запланированые на конкретный день и час.

После проведения декомпозиции, может выясниться, что необходимы дополнительные ресурсы, объем работы может оказаться больше заявленного. В этом случае нужно пересмотреть параметры задачи изменить формулировку, возможно сроки.