Последнее время я работаю над не типовыми задачами, связанными с разработкой различных модулей и сервисов для сайтов. В этом процессе я занимаюсь подготовкой ТЗ и контролирую процесс разработки (дизайн, верстка, программирование). За это время я совершил ошибки и усвоил некоторые уроки, которыми хочу поделиться в этой статье.

1. Синхронизируй виденье
Напиши понимание задачи и согласуй с клиентом. Бывает что заказчик и исполнитель по разному понимают задачу. Важно до старта работ синхронизировать видение по задаче. Для этого исполнитель проводит интервью-брифинг, выясняет ожидания и видение заказчика. После этого исполнитель пишет резюме по встрече, где своими словами описывает основные моменты и видение задачи в целом. Этот документ он передает заказчику, чтобы тот подтвердил, то что исполнитель правильно понял задачу.

2. Уменьшай неопределенность
Главный враг менеджера проекта — неопределенность. Если проект большой и нетиповой, то очень трудно определить точные сроки реализации, необходимое время на работу специалистов и общий бюджет проекта. Большинство дедлайнов срываются из-за того что проект был слабо детализирован на этапе планирования. Поэтому главная задача менеджера — снизить неопределенность.

3. Задавай вопросы
Не бойтесь быть назойливыми. Спрашивайте заказчика, задавайте вопросы участникам проекта. С помощью вопросов вы снижаете неопределенность и риск упустить что-то важное.

4. Дели целое на части
Например, ваша задача сделать сайт. Непонятно сколько времени это займет. Для начала определите структуру сайта, сколько и каких страниц будет на сайте. Оцените сроки и бюджет на каждую страницу. Маленький кусок оценить проще, чем целое. Сложите все маленькие оценки и вы получите оценку по всему проекту. Таким образом вы получите более точную оценку и снизите неопределенность.

5. Ставь чёткие задачи
Эта рекомендация вытекает из пункта 2, четкая постановка задачи уменьшает риск того, что исполнитель неправильно поймет задачу, кроме того постановка задачи помогает её осмыслить и детализировать.

6. Ставь редлайн
Если вы должны показать клиенту сайт 30 числа, то поставьте редлайн на 20 число, это своеобразная внутренняя предзащита, когда сайт уже должен быть готов. У вас появится буфер в 10 дней, чтобы исправить какие-то баги и косяки.

7. Учитывай риски
Если не удается снизить неопределенность, то с большой вероятностью вы пролетите по срокам и по бюджету. Поэтому следуйте правилу чем больше неопределенность, тем больше делайте запас ресурсов.

8. Ставь контрольные точки
При планировании проекта определите контрольные точки, в которые вы должны получить запланированный результат. Таким образом вы будете понимать укладываетесь ли вы в график, хватает ли ресурсов. Если на ранних этапах вы видите что процесс идет не по плану, то сможете подключить дополнительные ресурсы или скорректировать план, договориться о переносе сроков.

9. Напоминай о задаче
Каким бы ответственным не был человек, он может забыть о задаче, может просто лениться и думать, что успеет сделать все в последний день. Контролируйте тех кто работает над проектом, напоминайте о себе спрашивайте о том что сделано и что планируется сделать, такие напоминания подстегивают исполнителей.

10. Имей запасной вариант
Просчитывайте заранее негативные вариант развития событий и пути выхода из них. Программист может заболеть, у вас должен быть человек который сможет оперативно принять и закончить работу.

Файлы могут, случайно, удалить, делайте бекапы на регулярной основе. Перед стартом проекта вы должны продумать негативные варианты и понять как будете действовать при их наступлении.

11. Записывай. Не надейся на память
При работе над большим проектом у вас будет множество задач и нюансов, которые невозможно запомнить, вы обязательно что-то забудете. Поэтому обязательно записывайте все задачи, кто и что должен сделать, ведите протоколы собраний. Для записей можно использовать обычный блокнот или например гугл докс. Также есть специальные сервисы для управления проектами jira, планфикс.

12. Извести участников проекта заранее, чтобы забронировать время
Вы продумали план реализации проекта, наметили сроки каждого этапа. Оповестите всех участников о том что, в конкретные даты, вы планируете привлечь их для работы над проектом.

Некоторые, совершают ошибку и извещают нужного человека только в момент старта его части работ. В таком случае может сложиться ситуация что этот человек занят или планировал отправиться в отпуск и тогда ваша задача зависнет, дедлайн пролетит, а клиент расстроиться. Оповещайте заранее всех участников проекта, а не в момент когда уже нужно приступать к работе